Definition der E-Rechnung

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Anders als bei herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Rechnungen enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die direkt in die Buchhaltungs- oder ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) des Empfängers importiert und verarbeitet werden können.

Typische Formate für E-Rechnungen sind:

• XML (z.B. XRechnung)
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
• UBL (Universal Business Language)

Unterschiede zu traditionellen Rechnungen

Format und Übermittlung

1. Papierrechnung:

   • Physisches Dokument, das per Post verschickt wird.
   • Manuelle Verarbeitung erforderlich (Eingabe der Daten in Buchhaltungssysteme).
   • Langsamer und kostenintensiver aufgrund von Druck- und Versandkosten.

2. PDF-Rechnung:

   • Digitales Dokument, das per E-Mail verschickt wird.
   • Visuell lesbar, aber nicht unbedingt maschinenlesbar.
   • Erfordert manuelle oder halbautomatische Dateneingabe in Buchhaltungssysteme.

3. E-Rechnung:

   • Strukturiertes, elektronisches Dokument (z.B. XML).
   • Vollständig maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar.
   • Übermittlung über elektronische Kanäle (z.B. E-Mail mit XML-Anhang, spezialisierte Plattformen).

Datenstruktur

1. Papierrechnung und PDF-Rechnung:

   • Enthalten unstrukturierte Daten (Text), die nicht automatisch verarbeitet werden können.
   • Informationen müssen manuell extrahiert und in Buchhaltungssysteme eingegeben werden.

2. E-Rechnung:

   • Enthält strukturierte Daten (z.B. XML), die direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden können.
   • Erlaubt die automatische Verarbeitung und Validierung der Daten.

Effizienz und Fehleranfälligkeit

1. Papierrechnung:

   • Hoher manueller Aufwand und höhere Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe.
   • Zeitintensiv und ineffizient im Vergleich zu elektronischen Lösungen.

2. PDF-Rechnung:

   • Weniger manueller Aufwand als bei Papierrechnungen, aber immer noch fehleranfällig bei der Dateneingabe.
   • Halbautomatische Tools zur Datenerfassung können helfen, sind aber nicht immer präzise.

3. E-Rechnung:

   • Automatisierte Datenverarbeitung reduziert manuellen Aufwand und Fehler.
   • Schnellere und effizientere Bearbeitung der Rechnungen.

Rechtliche Anforderungen

1. Papierrechnung und PDF-Rechnung:

   • Müssen bestimmte Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten.
   • PDF-Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten (z.B. durch elektronische Signatur).

2. E-Rechnung:

   • Muss alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und strukturierte Daten enthalten.
   • E-Rechnungsgesetz und E-Rechnungsverordnung definieren spezifische Anforderungen und Formate (z.B. XRechnung).

Archivierung

1. Papierrechnung:

   • Physische Lagerung, die Platz und Ressourcen erfordert.
   • Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD und § 147 AO (10 Jahre).

2. PDF-Rechnung:

   • Digitale Archivierung, aber weniger effizient, wenn unstrukturierte Daten enthalten sind.
   • Aufbewahrung in elektronischen Archiven gemäß gesetzlichen Anforderungen.

3. E-Rechnung:

   • Effiziente digitale Archivierung mit strukturierten Daten, die jederzeit abrufbar und lesbar sind.
   • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und Zugänglichkeit.

Fazit

Die Umstellung von traditionellen Rechnungen auf E-Rechnungen bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Kostenersparnis. E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, reduzieren Fehler und beschleunigen den gesamten Rechnungsprozess. Unternehmen profitieren von niedrigeren Verwaltungskosten und einer verbesserten Transparenz in ihren Finanzprozessen.